Ansættelseskontrakt: 15 krav og to frister

En ansættelseskontrakt skal indeholde mindst 15 oplysninger, og de har hver sin frist. Et ansættelsesbevis er arbejdsgiverens skriftlige besked til den ansatte om alle væsentlige vilkår for ansættelsen, og det er den pligt, kontrakten opfylder. Ni af punkterne skal være fremme senest syv kalenderdage efter første arbejdsdag. De sidste seks senest en måned efter.

Hvad skal en ansættelseskontrakt indeholde?

Loven opregner de 15 oplysninger i én paragraf. Nedenfor står de med den frist, hver af dem har, og med et svar på et spørgsmål, ingen liste plejer at tage med: må punktet klares med en henvisning til reglerne, eller skal det skrives ud i selve papiret?

Oplysningen	Frist	Må klares med en henvisning
1. Navn og adresse på begge parter	7 dage	Nej
2. Arbejdsstedet	7 dage	Nej
3. Arbejdet eller stillingsbetegnelsen	7 dage	Nej
4. Begyndelsestidspunktet	7 dage	Nej
5. Varigheden, når ansættelsen ikke er tidsubestemt	7 dage	Nej
6. Brugervirksomhederne ved vikararbejde	1 måned	Nej
7. Prøvetidens længde og vilkår	7 dage	Ja
8. Betalt fravær	1 måned	Ja
9. Opsigelsesvarslerne	1 måned	Ja
10. Løn, tillæg og udbetalingsterminer	7 dage	Ja
11. Normal arbejdstid, overarbejde og vagtændringer	7 dage	Ja
12. Et uforudsigeligt arbejdsmønster	7 dage	Nej
13. Ret til uddannelse	1 måned	Ja
14. Overenskomster og aftaler	1 måned	Nej
15. Socialsikringsinstitutionerne	1 måned	Ja

Tredje spalte er vores egen opstilling af en regel, der står ét sted i loven og gælder hele listen: bortset fra nr. 1 til 6, nr. 12 og nr. 14 er oplysningspligten opfyldt, hvis papiret henviser til de love, administrative bestemmelser, vedtægter eller overenskomster, der gælder for forholdet. Ferien kan altså klares med en henvisning til ferieloven, og opsigelsesvarslerne med en henvisning til funktionærloven. Men henvisningen skal ramme regler, der faktisk gælder for netop den ansættelse. Henviser kontrakten til funktionærloven for en medarbejder, der ikke er funktionær, er der ikke oplyst noget.

Fristerne løber fra første arbejdsdag

De syv dage er kalenderdage. Begynder arbejdet en fredag, er fristen den følgende fredag, og weekenden tæller med. Fristen løber ikke fra den dag, I gav hånd, men fra den dag ansættelsesforholdet blev påbegyndt.

Loven kræver derfor heller ikke, at kontrakten ligger klar inden første arbejdsdag. Grunden til at gøre det alligevel er praktisk: I husker begge, hvad I aftalte, mens I stadig gør.

Bagefter holder pligten ikke op. Ændrer I løn, arbejdstid, stilling eller noget andet af det, listen ovenfor nævner, skal den ansatte have skriftlig besked hurtigst muligt og senest den dag, ændringen træder i kraft. Der er én undtagelse, og den er belønningen for at have brugt en henvisning: skyldes ændringen, at loven eller overenskomsten, papiret henviser til, selv er blevet lavet om, skal I ikke sende noget.

Hvornår gælder loven?

Loven gælder alle lønmodtagere, hvor den forudbestemte eller faktiske arbejdstid er mere end gennemsnitligt tre timer om ugen i en referenceperiode på fire sammenhængende uger. Arbejder den ansatte flere steder i samme virksomhed eller koncern, lægges timerne sammen.

Er der slet ikke aftalt en garanteret mængde betalt arbejde, inden ansættelsen begynder, gælder loven uanset timetallet. Den regel er skrevet til tilkaldevagten og den løse aftale, og den lukker en nem vej ud af pligten.

To ting ligger uden for. Søfarende har deres egen lov. Og dækker en kollektiv overenskomst allerede arbejdsgiverens pligt til at oplyse om ansættelsesvilkår og mindstekrav med regler, der mindst svarer til EU-direktivet bag loven, gælder loven ikke i det omfang. Ellers kan den ikke fraviges ved aftale til skade for den ansatte.

Hvad koster det at lade være?

En ansat, hvis rettigheder efter oplysningsreglerne er krænket, kan tilkendes en godtgørelse på op til 13 ugers løn. Er der skærpende omstændigheder, kan den forhøjes til op til 20 ugers løn. Godtgørelsen fastsættes efter sagens omstændigheder, blandt andet efter om manglen har haft konkret betydning for den ansatte.

Nedad har loven ét fast beløb: godtgørelsen kan højst udgøre 1.000 kr., hvis manglen er undskyldelig og i øvrigt ikke har haft konkret betydning for ansættelsesforholdet. Står der en anden fast kronetakst i en oversigt, du læser, står den ikke i loven.

Loftet er værd at regne om til kroner, fordi det følger den ansattes egen løn. Tretten ugers løn er et kvartals løn. Ved en månedsløn på 30.000 kr. svarer loftet i første led til 90.000 kr., og loftet ved skærpende omstændigheder til omkring 138.000 kr. Regnestykket er vores eget, og udmålingen sker i den enkelte sag.

Spørgsmålet om, hvorvidt arbejdsgiveren har overholdt sin oplysningspligt, afgøres af Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg.

Var medarbejderen ansat før 1. juli 2023?

Loven trådte i kraft den 1. juli 2023 og ophævede den gamle ansættelsesbevislov samme dag. For den, der allerede var ansat inden den dag, indtræder pligten kun efter anmodning. Arbejdsgiveren skal udlevere eller supplere dokumenterne, når medarbejderen beder om det, og anmodningen skal efterkommes senest otte uger efter, at den er fremsat.

Otte uger er lang tid sammenlignet med de syv dage, en nyansat har krav på. Men bliver fristen sprunget, står medarbejderen på samme sted som en nyansat uden bevis: overtrædelsen af netop den regel er nævnt i godtgørelsesbestemmelsen ved siden af de øvrige.

Prøvetid: højst seks måneder

Prøvetiden i et ansættelsesforhold kan ikke overstige seks måneder. I en tidsbegrænset ansættelse kan den desuden ikke overstige en fjerdedel af ansættelsestiden, og der kan ikke aftales en ny prøvetid, når en tidsbegrænset ansættelse bliver forlænget eller fornyet.

Loftet har sin egen undtagelse. Prøvetidsreglen og lovens øvrige mindstekrav til arbejdsvilkårene gælder ikke for ansatte, der er omfattet af en kollektiv overenskomst indgået af de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, som dækker hele det danske område, og som sikrer den overordnede beskyttelse af de pågældende. Er I dækket af sådan en overenskomst, er det den, der sætter rammen om prøvetiden.

Prøvetiden er et af de punkter, der skal være på plads inden for de første syv dage. Dukker den først op i et papir efter tre uger, er den en ændring af vilkårene og udløser sin egen skriftlige besked.

De to timetal, der bliver blandet sammen

Tre timer og otte timer står tit i den samme tekst om ansættelseskontrakter, og de svarer på hver sit spørgsmål.

De tre timer er ansættelsesbevislovens og afgør, om der overhovedet skal gives et ansættelsesbevis. De otte timer er funktionærlovens og afgør, om medarbejderen er funktionær: det er en betingelse for den lov, at den pågældende beskæftiges af arbejdsgiveren gennemsnitlig mere end otte timer ugentlig og indtager en tjenestestilling, altså er undergivet arbejdsgiverens instruktioner. Dertil kommer, at arbejdet skal være af en af de arter, funktionærloven opregner: køb og salg, kontorarbejde og dermed ligestillet lagerekspedition, teknisk eller klinisk bistand af ikke-håndværksmæssig art, eller ledelse og tilsyn med andres arbejde.

Forskellen mærkes på opsigelsen. Er medarbejderen funktionær, skal arbejdsgiveren opsige med mindst en måneds varsel i de første seks måneder og tre måneders varsel derefter, og varslet stiger med en måned for hvert tredje ansættelsesår op til seks måneder. Funktionæren selv siger op med en måneds varsel. De regler kan ikke fraviges ved aftale til ugunst for funktionæren, og derfor binder et kortere varsel i en kontrakt ikke en funktionær.

Hvornår en almindelig kontrakt ikke rækker

Fire ansættelser falder uden for det, en fast skabelon kan klare, og de har hver deres ekstra krav i loven.

• Vikarer. Brugervirksomhedernes identitet skal oplyses, så snart den er kendt, og punktet må ikke klares med en henvisning.
• Uforudsigelige arbejdsmønstre. Er arbejdsmønsteret helt eller overvejende uforudsigeligt, skal den ansatte underrettes om, at tidsplanen er variabel, om antallet af garanterede betalte timer, om betalingen for arbejde ud over dem, om referencetimerne og referencedagene, og om varslet før en arbejdsopgave. Loven knytter en ret til at afvise opgaven til netop de oplysninger.
• Arbejde i udlandet ud over fire sammenhængende uger. Da skal oplysningerne være den ansatte i hænde inden afrejsen, og der kommer fem punkter oveni om land, valuta, ydelser, hjemrejse og attester.
• Tidsbegrænsede ansættelser. Den forventede varighed skal oplyses, og prøvetiden er bundet af den kortere grænse.

Det er den slags forhold, hvor en skabelon holder op med at være en hjælp. Er I i tvivl, hører spørgsmålet hjemme hos en advokat eller hos jeres arbejdsgiverforening, før papiret bliver skrevet.

Hvor du begynder

Kravene ovenfor gælder, uanset hvem der skriver kontrakten. Skal du bruge en, står reglerne stillet op som en skinne på siden om ansættelseskontrakten. Der står også, at vores eget dokument ikke er åbnet i kataloget endnu, og hvad det kommer til at koste, når det åbner. Svaret på det sidste er ingenting.

Ansætter du din første medarbejder i et selskab, der lige er blevet registreret, ligger gebyrerne og fristerne omkring stiftelsen af et ApS for sig. Møder du et fagord undervejs, er den juridiske ordbog bygget til netop det: hvert opslag har sin paragraf med.